אם רק התחלתם לעבוד איתנו, ייתכן שאין לכם עדיין הרבה תורמים במערכת. תוכלו לייבא את כל התורמים והתרומות הנוכחיים שלכם מקובץ CSV.
איך אנחנו מזהים תורמים
אתם מייבאים רשימה של *תרומות*. עבור כל תרומה תזינו, לכל הפחות, את כתובת הדוא"ל של התורם. אנחנו משתמשים בכתובת הדוא"ל כדי לזהות את התורם:
אם כתובת הדוא"ל *עדיין לא* משויכת לאחד התורמים שלכם, ניצור תורם חדש ונוסיף את התרומה לפרופיל שלו.
אם כתובת הדוא"ל *כבר* שייכת לאחד התורמים שלכם, נוסיף את התרומה לפרופיל של אותו תורם.
לעולם לא נדרוס מידע שאתם או התורם הזנתם קודם. לדוגמה, קיים תורם עם הכתובת [email protected] והשם הפרטי "ג'ון". עכשיו אתם מייבאים תרומה עבור [email protected] עם השם הפרטי "ראלף". התורם יישאר "ג'ון". אם תייבאו מידע שעדיין אין לתורם (למשל מספר טלפון), נוסיף אותו לפרופיל.
אותו כלל חל גם בתוך קובץ אחד. אם תייבאו כמה תרומות לתורם חדש ותכתבו את השם בצורות שונות, נשתמש רק בשורה הראשונה:
emailc | fnamec | lnamec | sum | currency |
Jon | Smith | 100 | NIS | |
Jonny | Smith | 50 | NIS | |
Dave | Cohen | 100 | USD |
כאן שתי התרומות הראשונות נרשמות לתורם אחד בשם "Jon Smith".
איך מייבאים תרומות
עברו אל ניהול › CRM › יבוא › יבוא תורמים ותרומות. ייפתח הדף ייבוא תרומות ותורמים.
לחצו על תבנית CSV להורדה. בקובץ מופיעים כל שמות העמודות וכמה שורות לדוגמה.
מלאו שורה אחת לכל תרומה. מחקו את שורות הדוגמה לפני ההעלאה.
שמרו את הקובץ כ-CSV. אם אתם עובדים ב-Excel ויש בקובץ טקסט בעברית, בחרו "CSV UTF-8".
חזרו לדף ומלאו את האפשרויות:
דוא"ל לאישור הייבוא (לא חובה): נשלח סיכום לכתובת הזו כשהייבוא מסתיים.
בחרו פורמט תאריך: בחרו dd/MM/yyyy או MM/dd/yyyy, לפי התאריכים בקובץ שלכם.
קבלות (לעמותות ישראליות בלבד): בחרו ללא שליחה, להפיק קבלה או להפיק קבלה ולשלוח בדוא"ל.
לחצו על בחרו קובץ ובחרו את קובץ ה-CSV.
לחצו על העלאה.
כדי לראות אילו קודים להזין בכל עמודה, לחצו על שדות מיוחדים בדף, או ראו Bulk import - special values.
כדי להשתמש בדף הזה צריך את ההרשאה CRM. ראו Create and Manage Users.
אחרי ההעלאה: מעקב אחרי הייבוא
הייבוא רץ ברקע, כך שאפשר לצאת מהדף. ברשימה שמתחת לטופס מופיע כל קובץ שהעליתם:
שם קובץ וסוג
סטטוס ושלב: איפה הייבוא נמצא עכשיו
סה"כ: כמה שורות טופלו עד עכשיו, מתוך הסך הכול
יובא בהצלחה: כמה שורות יובאו
נוצר, התחלה ותאריך סיום: מתי הייבוא נכנס לתור, התחיל והסתיים
קבלות: אפשרות הקבלות שבחרתם
רשימת שגיאות: קישור להורדה, שמופיע כשחלק מהשורות לא יובאו
ברשימת השגיאות מופיעות השורות שלא יובאו. בסוף כל שורה מופיעים מספר השורה והסיבה. תקנו את השורות האלה והעלו אותן שוב כקובץ חדש.
אילו עמודות הן חובה?
emailc היא חובה בכל שורה. היא צריכה להכיל כתובת דוא"ל תקינה.
sum, currency ו-frequency באות יחד. אם בשורה יש אחת מהן, צריך את שלושתן.
בתרומות בשקלים לעמותות עם אישור סעיף 46, חלק מעמודות התשלום הן חובה. ראו "פרטי תשלום" בהמשך.
שמות העמודות צריכים להיות בדיוק כמו בתבנית. אפשר לסדר את העמודות בכל סדר, ולמחוק עמודות שאתם לא צריכים.
העמודות בתבנית
עמודה | מה להזין | חובה? |
emailc | כתובת הדוא"ל של התורם | כן |
fnamec | שם פרטי | לא |
lnamec | שם משפחה | לא |
titlec | תואר, למשל Mr או Ms | לא |
addressc | כתובת | לא |
address2c | שורת כתובת נוספת | לא |
cityc | עיר | לא |
countryc | שם המדינה או הקוד שלה (ראו ערכים מיוחדים) | לא |
statec | מדינה בארה"ב או פרובינציה בקנדה (ראו ערכים מיוחדים) | לא |
zipc | מיקוד | לא |
phonec | מספר טלפון | לא |
dob | תאריך לידה, בפורמט שבחרתם בבחרו פורמט תאריך | לא |
gender | מגדר (ראו ערכים מיוחדים) | לא |
comments | הערות על התורם | לא |
facebookc | כתובת עמוד הפייסבוק | לא |
linkedinc | כתובת עמוד הלינקדאין | לא |
twitterc | כתובת עמוד הטוויטר | לא |
dnc | לא לדוור: 1 או true, 0 או false | לא |
sum | סכום התרומה | יחד עם currency ו-frequency |
currency | קוד המטבע, למשל NIS או USD (ראו ערכים מיוחדים) | יחד עם sum ו-frequency |
frequency | 1 = חד-פעמית, 2 = חודשית, 3 = שנתית | יחד עם sum ו-currency |
installments | מספר תשלומים | לא |
campaign_url | שם הקמפיין במערכת (מילה אחת), למשל "dogs" עבור .../join/dogs | לא |
campaign_message | ההודעה שתוצג בדף הקמפיין | לא |
show_name | 1 = להציג את שם התורם בדף הקמפיין | לא |
show_sum | 1 = להציג את סכום התרומה בדף הקמפיין | לא |
show_message | 1 = להציג את הודעת התורם בדף הקמפיין | לא |
donation_date | תאריך התרומה, בפורמט יום/חודש/שנה, למשל 31/12/2024 | לא |
project_id | מספר הפרויקט במערכת שלנו | לא |
payment_method | קוד אמצעי התשלום, 1–8 (ראו ערכים מיוחדים) | ראו "פרטי תשלום" |
teudat_zehut_number | מספר תעודת הזהות של התורם, 8 או 9 ספרות | לא |
bank_name | קוד הבנק (ראו ערכים מיוחדים) | ראו "פרטי תשלום" |
bank_branch | מספר הסניף, עד 3 ספרות | ראו "פרטי תשלום" |
bank_account | מספר החשבון, ספרות בלבד | ראו "פרטי תשלום" |
checks_number | מספר ההמחאה, ספרות בלבד | ראו "פרטי תשלום" |
credit_card_number | 4 הספרות האחרונות של הכרטיס | ראו "פרטי תשלום" |
credit_card_type | סוג הכרטיס (ראו ערכים מיוחדים) | ראו "פרטי תשלום" |
credit_card_expiration | תוקף הכרטיס בפורמט MM/YY, למשל 08/27 | ראו "פרטי תשלום" |
dcf1 … dcf20 | שדות מותאמים אישית של התרומה | לא |
cf1 … cf20 | שדות מותאמים אישית של התורם | לא |
תרומות לקמפיין
הזינו ב-campaign_url את שם הדף של הקמפיין. אם אין לכם קמפיין בשם הזה, התרומה עדיין תיובא, אבל לא תשויך לקמפיין.
show_name, show_sum ו-show_message קובעות מה יוצג בדף הקמפיין. הזינו 1 כדי להציג. השאירו ריק או הזינו 0 כדי להסתיר.
campaign_message משמשת רק כשהתרומה משויכת לקמפיין.
תרומות לפרויקט
הזינו ב-project_id את מספר הפרויקט. תמצאו אותו בעמודה מס' זיהוי בהגדרות › הארגון שלי › פרויקטים ויעודים. אם המספר לא שייך לאחד הפרויקטים שלכם, התרומה תיובא בלי פרויקט.
פרטי תשלום (תרומות בשקלים לעמותות עם סעיף 46)
הכללים האלה חלים כשהמטבע הוא NIS ולעמותה יש אישור סעיף 46:
payment_method 1 (כרטיס אשראי): מלאו credit_card_number (4 ספרות אחרונות), credit_card_type ו-credit_card_expiration (MM/YY).
payment_method 2 (המחאה): מלאו bank_name, bank_branch, bank_account ו-checks_number.
payment_method 4 (העברה בנקאית): מלאו bank_name, bank_branch ו-bank_account.
teudat_zehut_number נשמרת רק בתרומות בשקלים. במטבעות אחרים מתעלמים ממנה.
אם שדה תשלום שהוא חובה חסר או בפורמט שגוי, השורה לא תיובא. ברשימת השגיאות תראו איזה שדה צריך לתקן.
שדות מותאמים אישית
שדות של התרומה (dcf1 עד dcf20): מידע נוסף שנשמר על התרומה עצמה, לא על התורם. בתבנית מופיעות העמודות dcf1 עד dcf10. אפשר להוסיף עמודות עד dcf20.
שדות של התורם (cf1, cf2 …): נשמרים בפרופיל התורם. קודם צרו את השדה בניהול › CRM › שדות בהתאמה אישית. השתמשו בשם שמופיע בעמודה שם קצר (למשל cf1) כשם העמודה. ראו Custom fields.